Bỏ thuế khoán sang kê khai: 7 việc hộ kinh doanh cần làm trước 1/1/2026

Chỉ còn hơn 10 ngày nữa, cơ chế tính thuế mới đối với hộ kinh doanh sẽ chính thức được áp dụng. Đối với các hộ kinh doanh hiện đang thuộc diện thuế khoán và chuẩn bị chuyển sang kê khai, bà Lê Thị Duyên Hải, Phó Tổng Thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam, đã chia sẻ 7 nhóm công việc mà hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu ý trong giai đoạn chuyển đổi này.

Bước 1: Rà soát doanh thu để xác định nhóm hộ kinh doanh

Theo bà Hải, tất cả hộ kinh doanh cần rà soát doanh thu thực tế năm 2025, đồng thời dự kiến doanh thu năm 2026 để xác định mình thuộc nhóm hộ kinh doanh nào. Trên cơ sở đó, hộ kinh doanh lựa chọn phương pháp tính thuế, chế độ kế toán áp dụng, cũng như phần mềm phục vụ bán hàng, kế toán, hóa đơn và khai thuế phù hợp với quy mô hoạt động.

Cơ quan quản lý dự kiến chia hộ kinh doanh thành 4 nhóm theo doanh thu hàng năm. Cụ thể, nhóm 1 là các hộ có doanh thu dưới 500 triệu đồng một năm, đây là ngưỡng chịu thuế mới áp dụng từ năm 2026. Nhóm 2 gồm các hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng một năm. Nhóm 3 là các hộ có doanh thu từ 3 tỷ đồng đến dưới 50 tỷ đồng một năm. Nhóm 4 là các hộ có doanh thu trên 50 tỷ đồng một năm.

Chuyên gia thuế lưu ý, việc xác định đúng nhóm doanh thu ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng, làm cơ sở cho toàn bộ phương án tính thuế và tổ chức hoạt động kế toán trong năm 2026.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi

Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 3 tỷ đồng, được áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu cho cả thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, hàng tồn kho không tham gia vào việc xác định số thuế phải nộp. Trong trường hợp này, hàng tồn kho chủ yếu nhằm chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa bán ra.

Riêng đối với các hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng, áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu trừ chi phí, hàng tồn kho trở thành yếu tố quan trọng để xác định chi phí hợp lý khi tính thuế.

Do đó, tùy thuộc vào việc thuộc nhóm nào trong năm 2026, hộ kinh doanh cần chủ động chuẩn bị và thực hiện kiểm kê hàng tồn kho cho phù hợp ngay tại thời điểm chuyển đổi.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định, các hộ kinh doanh có doanh thu dự kiến trong năm 2026 từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Đối với các hộ kinh doanh trong năm 2026 hoặc ngay từ cuối năm 2025, kể cả hộ đang nộp thuế khoán, nếu dự kiến doanh thu thực tế sẽ vượt 1 tỷ đồng thì nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm để làm quen với quy trình. Việc này giúp hộ kinh doanh có thể vận hành ổn định, tránh bị động khi chính thức áp dụng.

Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán

Các hộ kinh doanh dự kiến doanh thu năm 2026 thuộc diện phải nộp thuế, tức từ 500 triệu đồng trở lên, cần thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật để phục vụ việc kê khai và quyết toán thuế.

Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế

Trong trường hợp có thay đổi so với hiện tại, hộ kinh doanh cần cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

Bà Lê Thị Duyên Hải lưu ý, nếu hộ kinh doanh không đăng ký kinh doanh sẽ đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính. Ngoài ra, trong một số trường hợp, cơ quan thuế có thể áp dụng biểu thuế lũy tiến đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công để tính thuế.

Bước 6: Đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh

Cá nhân, hộ kinh doanh cần mở hoặc chỉ định một tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và thực hiện khai báo với cơ quan thuế từ đầu năm 2026. Tài khoản này có thể đứng tên chủ hộ hoặc các thành viên có tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Theo khuyến nghị của chuyên gia thuế, việc đăng ký tài khoản ngân hàng riêng cần được hoàn tất ngay trong tháng 12 để tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình chuyển đổi sang cơ chế kê khai.

Bước 7: Thực hiện khai thuế theo mẫu phù hợp

Hộ kinh doanh thực hiện khai thuế đối với hoạt động kinh doanh theo mẫu tờ khai phù hợp với phương pháp tính thuế và ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, thông qua các ứng dụng điện tử như eTax Mobile.

Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai thuế được thực hiện theo quý. Theo đó, hộ kinh doanh sẽ nộp tờ khai thuế lần đầu vào ngày 30/4/2026.

Tuy nhiên, toàn bộ các yêu cầu về chuẩn bị như tách tài khoản phục vụ kinh doanh, đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, sử dụng hóa đơn điện tử và thiết lập sổ sách kế toán đều phải được thực hiện từ ngày 1/1/2026.

Đối với các hộ mới bắt đầu kinh doanh trong năm 2026, thời điểm kê khai được áp dụng linh hoạt theo quy định đối với hộ mới ra kinh doanh. Cụ thể, nếu bắt đầu kinh doanh từ đầu năm 2026, hộ sẽ thực hiện kê khai vào tháng 7. Trường hợp bắt đầu kinh doanh vào cuối năm 2026, thời điểm kê khai có thể lùi đến tháng 1/2027.

Chuyên gia cũng lưu ý, định danh cá nhân của hộ kinh doanh phải được xác thực điện tử thì mới đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện khai thuế điện tử qua các ứng dụng như eTax Mobile.

Phương Di