Hóa đơn ngoài giờ hành chính từ 5 triệu đồng: Thanh toán thế nào để được khấu trừ thuế?

Doanh nghiệp phát sinh chi phí ngoài giờ hành chính với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên thường gặp vướng mắc về hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Bà N.T.T, đại diện một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cho biết trong quá trình cung cấp dịch vụ và làm thủ tục hải quan cho khách hàng đã phát sinh một số vướng mắc thực tế.

Cụ thể, doanh nghiệp thuê đơn vị thứ ba vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Khi phát sinh chi phí dịch vụ nâng, hạ container tại cảng vào ban đêm, đối với các lô hàng từ 3 container trở lên, thực hiện tại cùng một cảng và trong cùng một ngày, tổng giá trị hóa đơn thường vượt mức 5 triệu đồng.

Theo quy định, các hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên phải được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp thì mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, do các khoản chi phát sinh vào ban đêm, thời điểm khách hàng không thể thực hiện chuyển khoản, doanh nghiệp lo ngại hóa đơn do cảng xuất ra không đủ điều kiện khấu trừ thuế.

Từ thực tế trên, bà T. đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn cách xử lý phù hợp để các hóa đơn dịch vụ nâng, hạ container tại cảng phát sinh ngoài giờ hành chính vẫn được coi là thanh toán hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

Trả lời vấn đề này, Bộ Tài chính dẫn quy định tại Điều 26 Nghị định số 181/2025 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo đó, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán theo quy định của Nghị định số 52/2024 của Chính phủ, trừ trường hợp bên mua nộp tiền mặt trực tiếp vào tài khoản của bên bán.

Bộ Tài chính khẳng định, pháp luật về thuế GTGT không quy định cụ thể về thời điểm trong ngày phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt. Việc thanh toán được thực hiện theo pháp luật về ngân hàng và thuộc quyền chủ động của doanh nghiệp, phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bên cạnh đó, Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn cũng quy định nhiều trường hợp đặc thù vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện, như thanh toán theo phương thức bù trừ, cấn trừ công nợ, thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, trả chậm, trả góp hoặc người lao động chi hộ theo quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp mua trả chậm, trả góp, nếu chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh vẫn được tạm thời khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, đến thời hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ tương ứng.

Ngoài ra, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần dưới 5 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cũng chỉ được khấu trừ thuế khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ các quy định hiện hành, Bộ Tài chính cho biết Nghị định số 181 đã có hướng dẫn đầy đủ đối với các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm cả trường hợp thanh toán qua bên thứ ba, bù trừ, cấn trừ công nợ.

Do không có hồ sơ cụ thể kèm theo, Bộ Tài chính đề nghị doanh nghiệp nghiên cứu kỹ các quy định nêu trên để thực hiện. Trường hợp còn vướng mắc, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết, phù hợp với từng tình huống phát sinh.

PV